نشستيم و گفتيم و برخاستيم حاصل جلسات اداري مستمري است که بيش از 50 درصد وقت مديران و کارکنان ادارات را تلف مي کند و حاصل آن در واقع هيچ تغيير و تحولي در ساختار اداري و اهداف مورد نظر ايجاد نمي کند جز آنکه بسياري از مراجعين را ساعت ها پشت در اتاق مديران در انتظار مي نشاند و پيوسته اين سئوال را در اذهان عمومي بي جواب مي گذارد که در اين جلسات چه مي گذرد؟
پشت در اتاق بعضي مديران، گاه تلفن هاي شخصي مدت طولاني، گاه گپ زدن با دوستان و فاميل هاي عزيزي که براي ملاقات و درد دل حضوري مغتنم دارند، گاه صرف صبحانه و يا مشاهده پيامک هاي تلفن همراه و بعضا چانه زدن ها براي معاملاتي است که منافع شخصي را بر منافع ملي ترجيح مي دهند...
اگر اين جلسات براي تصميم گيري در رفع مسائل و معضلات کارهاي اجرائي و خواست ارباب رجوع باشد مفهوم و معناي آن اين است که اداره ضابطه مند نيست و يا قانون را دور مي زند و يا کارشناسان و کارکنان در انجام وظايف خود ناتوانند مواردي ديده شده که يادداشت رئيس دفتر فلان مدير از صبح علي الطلوع تا ساعاتي اضافه بر ساعت موظف اداري پشت سر هم يادآور جلساتي است که رئيس يا مدير يک اداره مي بايد در آن شرکت کند.
بر اين اساس هر اداره اي سعي بر آن داشته اتاق مديران را چنان عريض و طويل در نظر بگيرد که ميزهاي بزرگ و صندلي هاي خاص براي جلسات متصل به صندلي مدير در حد نياز جمعي باشد که معمولا به جلسات دعوت مي شوند.
سخنراني هاي حاشيه اي و تعريف و تکلفات خارج از متن موضوع، حاشيه هاي نچسب بر متن هستند که هيچ ضرورتي براي صرف انرژي و هزينه هاي معمول ندارند.
با توجه به پيشرفت هاي شگفت انگيز وسائل ارتباطاتي که مي توان ارباب رجوع و مطالبه گران از ادارات را در خانه هم از نتايج و پاسخ نامه ها مطلع کرد. چه نيازي به حضور ارباب رجوع در ادارات داريم که صف انتظار در دفتر آقاي مدير حرف و حديث هاي بسياري را در اذهان مراجعه کنندگان ايجاد کند؟
وقتي قوانين و ضوابط پاسخگوي مطالبات نباشند و مديران و مردم عادت کرده باشند به چانه زني، توصيه طلبي و حفظ روابط با بزرگان در سلسله مراتب اداري، کار مردم به سامان نمي رسد و نارضايتي ها را تشديد مي کند مضافا آنکه نوعي بدبيني نهادينه شده را نسبت به عملکرد ادارات و رؤساي آنها در اذهان عمومي رسوب مي دهد. اگر سيستم اداري به صورت قانونمند و خودکار توان پاسخگويي بدون واسطه و چانه زني را داشته باشد چند اتفاق اساسي و مهم روي مي دهد.
يکم در نيروي انساني ناکارآمد و نشسته در سايه که روز را شب و شب را روز مي کنند صرفه جوئي مي شود و کاهش هزينه هاي اضافي را در پي دارد.
دو ديگر آنکه در مصرف حامل هاي انرژي صرفه جوئي مي شود.
سوم توصيه طلبي، رانتخواري، رشوه گيري، باجخواهي و تعلل در پاسخگويي روي نمي دهد.
چهارم دست سوءاستفاده چي ها را براي دور زدن قانون مي بندد.
پنجم مديران بيشتر فرصت نظارت و ارزيابي عملکرد کارکنان را پيدا مي کنند و از اتاق در بسته پاي را فراتر مي نهند.
و نهايتا رفت و آمدها کاهش مي يابد. خيابانها خلوت مي شود و مسئولان در برابر مردم بيشتر و بهتر پاسخگو مي شوند. زيرا اگر وظايف هر يک از کارکنان قبلا تعيين شده و آنها هم به وظايف خود آگاهند و مجريان صادق ، ديگر چه ضرورتي به جلسات مستمر براي انجام کارها و بازگشايي مشکلات براي رفع آنهاست، اگر حاصل جلسات اين چنيني رفع مشکلات باشد که معمولا نيست.
چه بهتر که اگر به ضرورت فلان مدير کل يا مديران رده هاي پائين در يک جلسه حضور پيدا مي کنند. موضوع جلسه، مدت زمان تعيين شده و ضرورت آن روي تابلو محل صف انتظار ارباب رجوع نوشته شود.
گاه مشاهده شده جلسات عمومي در محل نمازخانه تشکيل مي شود. اداره براي اداي سخنراني هاي مذهبي و صرف صبحانه اي که معلوم نيست هزينه آن از کدام رديف بودجه تعيين مي شود که نزديک به دو ساعت از وقت ارباب رجوع در صف انتظار را به هدر مي دهد. گاه زمان تعيين شده 20 دقيقه براي اداي نماز تا يک ساعت و بيشتر هم ادامه مي يابد.
اگر روند امور با ضابطه و قانون پيش برود چه ضرورتي به تشکيل جلسات کسالت آور در اتاق مدير است.
ادارات عريض و طويلي که داراي سالن هاي سخنراني مشابه سينما و تئاترند و فقط براي روشنايي و گرم کردن يا خنک کردن سالن ها همه ساله هزينه هاي زيادي صرف مي شود و يا براي تميز کردن و نگهداري آنها کارکناني موظف به کار مي شوند چه گرهي از مشکلات مردم باز مي کنند؟ بهتر بود اين سالنها در مدارس احداث مي شد.
ميزهاي مديريتي عريض و طويلي که از همه امکانات و وسائل ارتباطي برخوردارند و به شيوه ارباب رعيتي پشت ميزها با متقاضيان برخورد مي کنند جز القاء فاصله طبقاتي چه سودي دارند؟
تفاخر بعضي مديران که گويي از آسمان به زمين افتاده اند، زبان ارباب رجوع را بند مي آورد و آنها احساس حقارت مي کنند در برابر اين ميزها و پشت ميزنشين ها
در اوايل انقلاب عکسي از امام خميني منتشر شد که پشت يک ميز کوچک شبيه گل ميزهاي پذيرائي نشسته اند و به مطالعه و رتق و فتق امور مشغولند. چه شد که آن ميز کوچک که ايشان در پشت آن بسيار بزرگ و با هيبت جلوه مي کردند تبديل به ميزهايي شد که مديران را در پشت آنها بسيار کوچک نشان مي دهد؟
گاه شاهديم که در بعضي ادارات ضرب المثل آفتابه لگن صد دست، چلوکباب هيچي صدق مي کند.
قطعاً اين ميزهاي فريبنده تبعاتي دارد که اگر تقوا و درستکاري در شخص مدير و کارکنان نهادينه نشده باشد حاصل آن همين اختلاس ها و انحراف از معيارهاي اسلامي و انقلابي است. سيرت زيبا جاي خود را به صورت زيبا داده و مسئوليت پذيري در حاشيه و سايه رفته و تسري اين روند را مي توان حاصل همين جلسات بي فايده دانست که گاه، تمام وقت روزانه مديران و بعضا کارکنان را صرف مي کند.
راستي چه بلائي است اين جلسات؟
والسلام